Ein Magento-Shop verwaltet weit mehr als Produktseiten und Warenkörbe. Im Hintergrund entstehen Bestellungen, Kundendaten, Lagerbewegungen und Produktinformationen, die häufig auch in einer Warenwirtschaft oder einem ERP-System benötigt werden. Werden diese Daten manuell zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen, entstehen schnell doppelte Arbeit und widersprüchliche Datenbestände.
Eine Magento-ERP-Integration verbindet die beiden Systeme technisch miteinander. Unser Beitrag zeigt, welche Daten typischerweise ausgetauscht werden, wie Schnittstellen funktionieren und worauf bei der Umsetzung zu achten ist.
APIs als Grundlage für den Datenaustausch
Eine Schnittstelle ermöglicht es zwei voneinander getrennten Anwendungen, Daten auszutauschen und bestimmte Funktionen des jeweils anderen Systems aufzurufen. Bei modernen Shop- und ERP-Integrationen übernehmen häufig APIs diese Aufgabe. Magento (beziehungsweise Adobe Commerce) stellt dafür unter anderem REST-, GraphQL- und SOAP-Schnittstellen zur Verfügung. Darüber lassen sich externe Anwendungen anbinden und definierte Ressourcen auslesen oder verändern.
Für die technische Umsetzung ist außerdem die Absicherung der Schnittstelle relevant. Zugriffe sollten auf die tatsächlich benötigten Ressourcen beschränkt und entsprechend authentifiziert werden. Gerade bei ERP-Verbindungen werden oft sensible Kunden-, Bestell- oder Geschäftsdaten übertragen. Die OWASP API Security Top 10 behandelt typische Risiken von APIs und gibt Entwicklern Orientierung für die Absicherung entsprechender Schnittstellen.
Magento mit einer Warenwirtschaft verbinden
Die Architektur einer Integration hängt davon ab, welches ERP- oder Warenwirtschaftssystem bereits im Unternehmen eingesetzt wird. Möglich sind z. B. direkte Schnittstellen zwischen Magento und dem ERP, fertige Konnektoren sowie individuell entwickelte Integrationslösungen.
Eine Warenwirtschaft für Magento kann dabei als zentrale Stelle für operative Prozesse dienen. Entscheidend ist jedoch nicht allein die technische Verbindung, sondern die Definition der Datenflüsse: Welches System ist für Produktinformationen verantwortlich? Wo wird der Lagerbestand geführt?
Gerade bei mehreren Verkaufskanälen sind diese Fragen wichtig. Wenn ein Produkt sowohl über Magento als auch über einen Marktplatz verkauft wird, sollte die Bestandsführung nicht unabhängig in mehreren Systemen erfolgen, da es sonst zu Abweichungen zwischen dem tatsächlich verfügbaren Bestand und den im Shop angezeigten Mengen kommen kann.
Welche Daten zwischen Magento und ERP ausgetauscht werden
Bei einer typischen Integration werden nicht nur Bestellungen übertragen. Je nach Geschäftsmodell können verschiedene Datenobjekte in beide Richtungen synchronisiert werden – beispielsweise:
- Produktdaten – Dazu gehören unter anderem Artikelnummern, Produktnamen, Beschreibungen, Preise, Kategorien, Varianten und weitere Attribute.
- Lagerbestände – Nach Wareneingängen, Verkäufen, Retouren oder manuellen Korrekturen muss der verfügbare Bestand möglichst zuverlässig im Shop aktualisiert werden.
- Bestellungen – Eine Bestellung aus Magento kann an das ERP übergeben werden. Dort werden anschließend beispielsweise Kommissionierung, Rechnungsstellung, Versand und weitere Prozesse angestoßen.
Je nach Prozess können außerdem Kundendaten sowie Rechnungs- und Lieferadressen übertragen werden. Dabei sollte genau festgelegt werden, welche Informationen tatsächlich benötigt werden.
Synchronisation: Echtzeit oder zeitgesteuert?
Nicht jeder Datensatz muss permanent in Echtzeit übertragen werden. Für Lagerbestände und Bestellungen kann eine zeitnahe Synchronisation sinnvoll sein. Bestimmte Stammdaten können hingegen in festgelegten Intervallen übertragen werden.
Bei der Planung sollte deshalb für jeden Datenfluss ein eigenes Synchronisationsintervall definiert werden. Wichtig ist außerdem die Richtung des Datenaustauschs: Manche Informationen werden ausschließlich vom ERP zu Magento übertragen, andere entstehen im Shop und werden an das ERP übergeben.
Fehlerbehandlung: Wichtiger Bestandteil der Integration
Eine funktionierende Schnittstelle bedeutet nicht, dass jeder Datentransfer automatisch erfolgreich ist. Ein ERP kann beispielsweise vorübergehend nicht erreichbar sein. Es ist auch denkbar, dass ein Pflichtfeld fehlt oder ein Artikel im Zielsystem nicht eindeutig zugeordnet werden kann.
Deshalb sollten bei einer Integration Fehler nicht einfach ignoriert werden. Sinnvoll sind Protokolle, Statusinformationen und eine Möglichkeit, fehlgeschlagene Übertragungen erneut anzustoßen. Bei wichtigen Prozessen sollte außerdem nachvollziehbar bleiben, wann eine Bestellung übertragen wurde und ob die Verarbeitung erfolgreich war.
API-Management und laufende Wartung
Bei komplexeren Integrationen reicht es oftmals nicht aus, lediglich zwei Systeme miteinander zu verbinden. Sobald mehrere Anwendungen, Shops oder externe Dienste beteiligt sind, können zusätzliche Schnittstellen und Datenflüsse entstehen.
Ein strukturiertes API-Management kann helfen, Zugriffe, Sicherheit und die verschiedenen Schnittstellen zentral zu organisieren. Auch Monitoring und Dokumentation gewinnen an Bedeutung, wenn mehrere Systeme miteinander kommunizieren.
Weitere Informationen zum technischen Hintergrund liefert der ITnator-Beitrag „Warum ein API-Management für Unternehmen unverzichtbar ist“. Dort wird unter anderem erläutert, welche Rolle APIs bei der Vernetzung verschiedener Systeme innerhalb eines Unternehmens spielen.
Fazit: Magento und ERP als vernetzte Systeme
Die Verbindung von Magento mit einem ERP- oder Warenwirtschaftssystem kann viele wiederkehrende Verwaltungsaufgaben automatisieren und dafür sorgen, dass die Daten zwischen Shop und internen Geschäftsprozessen besser aufeinander abgestimmt sind. Besonders relevant sind dabei Produktinformationen, Lagerbestände, Bestellungen sowie Versand- und Retourendaten. Welche Integrationslösung geeignet ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend ist eine klare Definition der Datenflüsse, Zuständigkeiten und Synchronisationsregeln.