Abwesenheit in Teams statt Outlook planen
Eine automatische Antwort bei Urlaub oder Abwesenheit ist inzwischen ganz normal. Normalerweise wird diese in der Outlook App hinterlegt. Seit neuestem kann man diese Abwesenheit auch in Microsoft Teams einstellen. Der Abwesenheitsstatus wird mit dem Outlook-Kalender synchronisiert.
Somit geht Microsoft einen Schritt weiter, um mehr Features in die Teams App zu integrieren. Der Kalender für Besprechungen ist in Teams und in Outlook eh schon der Gleiche. Da für das Benutzen von Teams ein Microsoft-Konto benötigt wird, kann man auch die Abwesenheit direkt in Teams planen. Diese nennt man übrigens automatische Antworten.
Automatische Antworten (Abwesenheit) in Teams verwalten
Um die Abwesenheit in Teams zu verwalten, muss die Option Automatische Antworten aktiviert werden:
- Teams App öffnen
- Profil wählen
- Statusmeldung festlegen
- Planen Sie eine Abwesenheitszeit
Übrigens findet man den Bereich für das Konfigurieren der Abwesenheitsbenachrichtigung auch in den Einstellungen:
- Teams App öffnen
- Einstellungen öffnen
- Bereich Allgemein
- Abwesenheit (Zeitplan)
Danach öffnet sich ein Fenster, in dem man die Abwesenheit verwalten kann. In Teams muss hierfür der Schalter Automatische Antworten aktiviert werden, um die automatischen Nachrichten zu verwenden.
Außerdem kann man wie in Outlook auch in Teams die automatischen Antworten an externe Kontakte senden und diese Abwesenheit zeitlich begrenzt aktivieren. Hierfür gibt es diese zwei Haken, die optional gesetzt werden können:
- Antworten an Absender außerhalb meiner Organisation senden
- Antworten Sie nur in einem bestimmten Zeitraum
Mit einem Klick auf den Button Speichern werden alle Änderungen übernommen und somit aktiviert.
Abwesenheitsnotiz in Teams oder in Outlook einstellen?
Die Abwesenheitsnotiz kann man wie oben erklärt weiterhin in Outlook verwalten, aber inzwischen auch in Microsoft Teams. Doch wo sollte man sie nun einstellen?
Meiner Meinung nach sollte für detaillierte und längere Abwesenheiten weiterhin Outlook verwendet werden, da man dort mehrere Einstellungsmöglichkeiten hat und es übersichtlicher dargestellt wird. Sollte es jedoch schnell gehen, kann Teams verwendet werden um die automatischen Antworten zu aktivieren. In Zukunft wird auf jeden Fall immer mehr in die Teams App integriert und alle Funktionalitäten zur Verfügung stehen.
